Samkörning av deltagaruppgifter ett verktyg för att motverka fusk och felaktigheter

Hur kom det sig att ni påbörjade arbetet med att samköra register mellan studieförbunden?
Frågan har diskuterats tidigare men lyftes i samband med att oegentligheterna på Järva upptäcktes hösten 2019. Då gjorde vi en förstudie som identifierade de riskparametrar vi sedan använde oss av. På uppdrag av Studieförbunden utvecklade PWC Forensics det IT-system som analyserar och samkör data och presenterar det i en granskningsdatabas. IT-systemet var färdigutvecklat och kunde börja användas efter sommaren 2020.

Hur går arbetet med samkörningen av deltagaruppgifter till?
Vart och ett av de tio studieförbunden samlar in data om varje individ, arrangemang och samverkanspart som ska vara del av underlaget för statsbidraget. Detta är ett krav som kommer från Folkbildningsrådets villkor för statsbidrag.

I samkörningen processas samtliga dessa data och prövas enligt ett antal riskindikatorer, exempelvis vad avser dubbelrapportering, omfattning, adresser eller kostnader. Uppgifter som matchar någon av riskparametrarna går dels till en samkörd databas, dels till en databas per studieförbund. Uppgifter som finns i databaserna är underlag för vidare kontroller.

Vad visar samkörningen?
Samkörningen är i sig inte ett belägg för något fel över huvud taget utan ett första steg för en vidare undersökning. Det kan ju vara helt i sin ordning att en person ena dagen i veckan är på studiecirkel med studieförbund A och en annan dag folkbildar sig i studieförbund B.

Tack vare att samkörningen sker digitalt omfattar den all verksamhet i hela landet. Tidigare har studieförbunden manuellt kunnat jämföra listor över samverkansparter och arrangemang för att hitta dubbelrapporteringar men det var tidsödande och inte alls heltäckande. Samkörningen och granskningsdatabasen för varje studieförbund används av studieförbunden för sina interna kontroller.

Varför har inte detta gjorts tidigare?
Att tio fristående organisationer som studieförbunden ska göra samkörningar mellan sina databaser över all verksamhet är ett mycket stort steg på flera sätt. Principiellt eftersom varje studieförbund självständigt ansvarar för statsbidraget gentemot Folkbildningsrådet. Föreningar delar normalt inte uppgifter av detta slag utanför sin egen organisation. Tekniskt eftersom studieförbunden sköter sina egna databaser där det finns skillnader mellan systemen vilket skapar vissa hinder för samkörningen. Juridiskt eftersom dataskyddsförordningen och GDPR sätter upp en rad krav till skydd för den personliga integriteten.

Att ta fram verktygen och genomföra samkörningen var mot den bakgrunden ett stort steg. När flera studieförbund utsattes för omfattande bedrägerier på Järva drog vi slutsatsen att vi behövde ta fram ett verktyg av detta slag.

Vad används resultaten till?
Samkörningen av data från studieförbunden har använts nu för första gången för att ta fram underlag till den utökade särskilda kontrollen som studieförbunden genomfört på uppdrag av Folkbildningsrådet som inrapporterades den 15 januari 2021. I den utökade särskilda kontrollen var en av riskparametrarna ”Deltagare som under verksamhetsåret varit deltagare i mer än ett studieförbunds verksamhet”. I den kontrollen var det nya IT-systemet för samkörning oumbärligt eftersom det gjorde det möjligt att gå igenom 100 procent av verksamheten utifrån den riskparametern. Det gör att vi kan stryka felaktig verksamhet och höja kvaliteten.

Hur ser du att studieförbundens uppföljningsarbete kan bli bättre med hjälp av det här arbetet?
För första gången har vi nu kunnat gå igenom hela studieförbundens verksamhet och identifiera dubbelrapportering. För oss är det centralt att varenda krona i statsbidrag går till folkbildning och tack vare det här verktyget kunde vi stryka verksamhet som var felaktigt rapporterad och effektivt motverka felrapportering och fusk i framtiden.